Mengenal manajemen operasional

Sebagian orang pasti tidak asing lagi dengan manajemen operasional. Fisher College of Business-The Ohio State University mendefinisikan manajemen operasional sebagai suatu pengaturan dan pengendalian secara sistematis dari serangkaian proses yang mentransformasikan input menjadi output (barang/jasa). Sasarannya sebenarnya sederhana saja yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Namun pada prakteknya ternyata proses yang harus dilalui untuk mencapai sasaran ini sangatlah kompleks. Dalam proses transformasi menghasilkan barang/jasa yang dimaksud ada banyak aspek, tanggung jawab, fokus, analisis, pengukuran dan pengambilan keputusan operasional yang harus dipertimbangkan dan dikerjakan sedemikian rupa sehingga sangat menguras energi, biaya, waktu dan pikiran. Ini membuat setiap organisasi modern memberikan porsi yang sangat besar pada pengelolaan manajemen operasional. Sekolah-sekolah bisnis terkemuka pun sekarang sudah mulai membuat program dengan gelar berkonsentrasi pada operation management.

Pentingnya manajemen operasional meningkat sangat dramatis beberapa tahun terakhir ini. Hal ini ditandai dengan makin ketatnya kompetisi antar perusahaan, penetrasi pasar sudah mulai meng-global, teknologi maju tak terbendung lagi, dan yang terpenting: para pelanggan/konsumen makin cerdas, kritis dan makin melek kualitas. Lazimnya manajemen operasional memainkan peranan besar pada industri manufaktur, namun jaman sekarang ini ternyata juga signifikan pada kelompok usaha trading & jasa, tidak saja buat swasta namun juga sektor publik, tanpa memandang apakah bermotif profit maupun non-profit.

Pengelolaan manajemen operasional umumnya berada pada divisi operasi, quality/business process atau pada bagian yang sejenis (namanya tidak persis sama di setiap jenis organisasi). Namun yang jelas secara kategorial, kita bisa membagi dua peranan work-process yang memegang kunci berhasilnya pengelolaan manajemen operasional. Pertama kategori operational process dan kedua administrative process. Di dalam kategori operational process biasanya terdapat kegiatan merancang, memproduksi dan menyerahkan barang/jasa untuk pelanggan. Dari sisi fungsi operasional, kegiatan-kegiatan ini biasa disebut product development, manufaktur dan logistik & distribusi. Sementara itu dalam kategori administrative process umumnya meliputi kegiatan yang tidak memproduksi output namun tetap diperlukan untuk berjalannya proses operasional. Secara fungsional kegiatan dalam kategori administrative process lazim disebut strategic planning, budgeting, dan pengukuran kinerja.

Dari sisi pengelolanya, umumnya jabatan person-in-charge yang memegang peranan biasa disebut sebagai  operation manager, quality manager, business process manager atau supply chain manager (bisa berbeda-beda di tiap organisasi). Tugas utama mereka adalah memonitor setiap tahapan yang dilalui oleh suatu proses dalam rangka penyediaan barang/jasa. Lebih rinci lagi bisa dikatakan mereka adalah pihak berkompeten yang menentukan input (peralatan, tenaga kerja, bahan baku, energi, informasi, cara & teknik) untuk ditransformasi menjadi output (barang/jasa) untuk memenuhi permintaan pasar. Dengan demikian peranan mereka sangat signifikan dalam tiap organisasi.

Signifikansi peranan mereka tertuang dalam tanggung jawab penting yang mereka pikul dan biasanya meliputi aspek human resource managementasset management dan cost management. Aspek human resource management menekankan pada koordinasi dan integrasi sumber daya manusia (baik itu fungsi langsung maupun penunjang). Aspek asset management memperhatikan dengan cermat pemanfaatan maksimal dari gedung, fasilitas, peralatan dan persediaan bahan baku. Sementara itu aspek cost management meliputi pengendalian biaya mulai dari pengadaan input, proses transformasi, sampai kepada penyerahan output kepada pelanggan. Secara garis besar fokus dari pengelolaan manajemen operasional menekankan pada manajemen kualitas, perencanaan kapasitas, manajemen input (sumber daya) dan proses pengadaan dan penjadwalan.

Sekarang mari kita lihat model transformasi dalam manajemen operasional. Secara sederhana kita dapat melihat input masuk ke dalam proses transformasi untuk menghasilkan output dan yang turut memegang peran penting dalam lingkungan seperti supplier (penyedia input) dan pelanggan (penerima output). Juga ada garis yang ditarik dari output menuju input yang menggambarkan suatu umpan balik untuk mengakomodasi persoalan kualitas, performa dan biaya.

Secara lebih rinci, di dalam input atau bisa disebut sebagai transformed resources (sumber daya yang akan ditransformasi) unsur-unsur yang berperan antara lain adalah bahan baku, informasi dan pelanggan. Selanjutnya input akan masuk ke dalam proses transformasi, di mana yang akan berperan di dalamnya selain proses itu sendiri adalah transforming resources (sumber daya dalam proses transformasi). Yang relevan di sini antara lain adalah staf yang ikut ambil bagian dalam proses, fasilitas (tanah, bangunan, mesin, peralatan). Sementara dalam output yang dihasilkan dari proses transformasi biasanya ada output yang bermanfaat dan output limbah (waste). Yang juga menarik adalah umpan balik yang bisa berasal dari dua sumber: internal dan eksternal. Sumber internal bisa berupa pengujian, evaluasi dan perbaikan berkelanjutan sedangkan sumber eksternal berasal dari masukan ataupun keluhan dari baik supplier maupun pelanggan.

Model Tranformasi Rinci

Agar output yang dihasilkan memenuhi sasaran manajemen operasional maka perlu dilakukan analisis output. Agar lebih mudah dalam melakukan identifikasi mari kita lihat contoh berikut ini. Apakah yang menjadi output utama dari bisnis Bar? Penerbit? Hotel? Perusahaan Asuransi? Output dari Bar misalnya adalah Bir, Vodka, Martini, Johny Walker. Output dari Pernerbit bisa berupa buku, majalah, atau surat kabar. Bagaimana dengan Hotel? Mungkin tidak bisa langsung terlihat seperti bisnis yang berproses menghasilkan barang. Kita bisa menyebut pelanggan yang puas sebagai output dari Hotel. Kalau Perusahaan Asuransi? Kita bisa menyebut pelanggan dengan resiko keuangan yang kecil sebagai outputnya. Tapi coba mari kita pikirkan sejenak. Walaupun kita bisa mengidentifikasi secara jelas outputnya, sasarannya tetap satu jenis saja, yaitu: kepuasan pelanggan. Pengunjung Bar memang membeli produk minuman seperti bir atau vodka, tapi yang lebih esensial lagi adalah kepuasan yang didapatkannya ketika mengkonsumsi minuman itu di dalam lingkungan Bar tersebut. Di sini kental sekali terasa integrasi dari kepiawaian mengkoordinasikan sumber daya manusia yang dengan cepat melayani pelanggan dengan penciptaan suasana fasilitas dalam gedung Bar seperti musik, dekorasi dan kebersihan. Singkatnya, peranan integrasi aspek human resources dan asset management sangatlah penting di samping pengendalian biaya sedemikian rupa agar tercipta efisiensi di dalam prosesnya (aspek cost management).

Setelah melakukan analisis output, kita bisa melakukan pengukuran apakah misi dari manajemen operasional sudah dapat dikatakan berhasil atau tidak. Umumnya organisasi bermotif profit mengukurnya dengan tingkat profit yang dihasilkan, growth yang terjadi, dan tingkat daya saingnya dalam pasar. Sementara itu organisasi non-profit biasanya mengukur prestasinya dari value for money atau dengan kata lain melihat sudut pandang luasan efektifitas yang tercipta dari implementasi program-program dengan dana yang disalurkan.

Di tengah-tengah berjalannya proses di atas, kita akan menemui banyak keputusan-keputusan operasional yang harus diambil. Pengambilan keputusan-keputusan ini bisa dicerna dari dua esensi yaitu pertama berdasarkan jenisnya dan kapan akan dilakukan. Berdasarkan jenisnya, pengambilan keputusan akan banyak ditemui dalam pengadaan sumber daya (bahan baku dan manusia), kualitas & kuantitas barang/jasa, dan dalam proses menghasilkan barang dan jasa. Sementara dari sisi kapan akan dilakukan, pengambilan keputusan sangat krusial pada saat perancangan sistem, pengelolaan sistem dan perbaikan sistem.

Agar manajemen operasional  tidak hanya sekedar memenuhi sasarannya saja, namun lebih jauh lagi memenuhi sasarannya secara konstan dan berkelanjutan, maka setiap work-process yang ada haruslah terdokumentasi dengan baik termasuk setiap data masalah/problem yang timbul secara rutin dan disiplin ditabulasi untuk keperluan analisis, kemudian penggunaan kriteria pengukuran yang memadai akan memungkinkan manajemen mengetahui secara persis bagian atau tahapan mana yang membutuhkan perbaikan lebih lanjut. Di samping itu melakukan review dan kontrol secara kontinu akan membuat setiap aktifitas operasional tetap berada dalam koridor yang benar dan sesuai perencanaan . Selanjutnya yang juga tidak boleh dilupakan adalah integrasi dan koordinasi lintas fungsi dan kategori work-process harus senantiasa terjaga dengan baik.

Apa komentar anda tentang artikel ini?

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: